Migration vers des outils numériques européens : comment faire la transition sans tout casser ?

Je continue donc ma petite liste d’articles sur la migration vers des outils numériques européens : après le pourquoi, les alternatives et les freins, les pièges à éviter, abordons la planification de votre migration. Car oui, cela s’organise. En quatre étapes. Et en prenant son temps.

Étape 1 : Audit – Listez et classez vos outils

Inventoriez tous les outils que vous utilisez (mail, stockage, visio, outils de paiement, extensions de navigateur etc.). L’idée est d’avoir une vision très précise de votre boite à outils et de qui fait quoi, et de qui vient d’où. N’allez pas virer un outil qui est déjà européen ; donc inventoriez et identifiez l’origine.

Répartissez ces outils dans un tableau en 4 colonnes :

Nom de l’outil – Type d’outil – Degré d’importance – Alternative européenne

Pourquoi cette étape ?

• Cela permet d’éviter les oublis : beaucoup d’autoentrepreneur·e·s utilisent 10 à 15 outils américains sans en avoir conscience (ex : Google Fonts sur votre site, extensions Chrome, etc.).
• c’est un excellent moyen de prioriser : le degré d’importance définit l’urgence à muter. Un outil de paiement est vital, idem pour une boite mail. La présence sur un réseau social est moins crucial, peut être opéré plus tard (à moins que vous soyez influenceur.euse et/ou que vous vendiez vos produits/prestations via Insta ou Facebook).

Les bonnes questions à se poser pour y voir plus clair :

• Quelles données sont les plus sensibles ? (clients, paiements, santé, RH…)
• Quels outils sont critiques pour mon chiffre d’affaires ?
• Qu’est-ce qui peut attendre 6 mois sans trop impact ?

Étape 2 : Test – Essayez les alternatives en version gratuite

Ne migrez pas sans tester ! La plupart des alternatives européennes proposent des versions gratuites ou des essais.

Faites vos tests et notez vos impressions en tenant compte des fonctionnalités proposées ou manquantes, de la facilité d’usage et du coût. C’est là une base solide pour ensuite choisir vers quoi vous tourner.

Petit plus :

n’hésitez pas à consulter des tutoriels et à en discuter avec d’autres usagers. Un avis est toujours bon à prendre.

Vérifiez où sont réellement hébergées les données rassemblées par ces nouveaux outils, on ne sait jamais (cf un équivalent européen de Google Analytics dont les données seront auto-hébergées sur votre cloud, sauf que celui-ci n’a peut-être pas la capacité).

Étape 3 : Migration – Passez à l’action sans stress

Pensez à sauvegarder vos données avant d’opérer ; exportez tout. Faites vos migrations tranquillement, une par jour par exemple, sans courir ni forcer. Sachant que cela va demander de l’attention et un peu de temps, ne calez pas ça à l’arrache entre deux réunions. Soyez concentré.e.

Prévoyez un petit temps d’adaptation. Un nouvel outil paraît toujours moins pratique… pendant 3 jours. Puis il devient normal.

Ne désactivez pas immédiatement l’outil précédent ; travaillez pendant deux à trois semaines en double système. Cela évitera les mails perdus, les liens morts et autres clients paumés.

Étape 4 : Communication – Prévenez pour éviter les frictions

Même si la migration est technique, ses effets sont très concrets pour vos clients : nouvelle adresse mail, nouveaux liens de visio, nouveaux espaces de partage… Aussi ne gardez pas ce changement pour vous. Si vous ne dites rien, les gens continueront d’utiliser les anciens outils.

Envoyez un message à vos contacts : « Pour mieux protéger vos données, je passe à [outil européen]. Voici mon nouveau lien de visio/mail : [lien]. Merci de votre confiance ! »

Pensez aussi à :

• mettre à jour votre signature mail
• modifier les liens sur votre site (contact, prise de rendez-vous, newsletter…)
• prévenir vos clients réguliers ou partenaires directs
• programmer un transfert automatique depuis votre ancienne adresse pendant quelques semaines
• laisser un message de redirection (“Cette adresse ne sera bientôt plus utilisée, contactez-moi ici : …”).

L’objectif : rendre la transition invisible pour les autres.

A retenir : agir maintenant, c’est sécuriser votre avenir

Pas besoin de tout renverser du jour au lendemain. Une migration réussie, c’est surtout de l’organisation et du bon sens.
On liste, on teste, on migre petit à petit, on communique. Et, mine de rien, on gagne en sécurité, en sérénité et en indépendance.
Bref : moins de dépendance aux GAFAM, plus de maîtrise.
Plutôt un bon deal.